¿Cómo configurar la actualización de datos para los tutores?

Como directores es importante contar con la información actualizada de los tutores de cada estudiante para mantener una correcta comunicación. Edoo nos permite solicitar a los tutores la actualización de los datos que proporcionaron de forma sencilla y organizada, para mantener al día la información de contacto y otros datos relevantes de los tutores de cada estudiante.

Para comenzar con esta configuración, primero debemos hacer click en el ícono con forma de engranaje, que representa el acceso a la configuración, ubicado en la parte superior derecha de nuestro Dashboard o tablero principal.

Seguido a esto se desplegara una ventana con una serie de opciones, de las cuales daremos click en el botón llamado Configuración del Colegio.

A continuación debemos ubicar el apartado Actualización de Datos.

Dentro del apartado Actualización de datos, encontraremos varias opciones que nos permiten personalizar cómo se solicitará la actualización de información a los tutores. La primera de estas opciones es Permitir saltar la actualización de datos. Si no activamos esta opción, los tutores podrán omitir la actualización haciendo click en una “X” ubicada en la parte superior derecha de la pantalla donde se solicita la actualización. De lo contrario el proceso de actualización de datos será obligatoria para cada tutor.

La siguiente opción que encontramos es Solicitar actualización. Al activarla, se enviará la solicitud de actualización de datos a todos los usuarios con perfil de tutor o encargado para que visualicen la misma la próxima vez que inicien sesión en la plataforma. Es importante tener en cuenta que esta opción debe seleccionarse únicamente cuando estemos seguros de que todas las configuraciones relacionadas con la actualización de datos estén correctamente seleccionadas.

Edoo permite asignar a uno o varios usuarios en específico para que reciban una notificación cada vez que un tutor complete el proceso de actualización de sus datos, esto mediante la opción Usuarios a notificar cuando un tutor complete la actualización de datos. Dentro de esta opción podremos ubicar mediante la barra de búsqueda a los usuarios que deseamos designar para recibir las notificaciones. Es importante tener en cuenta que esta opción solo puede ser designada a usuarios con los roles de director, administrador o miembros del staff dentro del colegio.

En la sección titulada Al completar la actualización, podremos configurar un pequeño texto que se desplegará cuando el tutor o encargado haya finalizado el proceso de actualización, en este apartado podemos escribir alguna instrucción, un agradecimiento o cualquier información que deseemos brindarle al usuario. De igual manera en este apartado podemos seleccionar si deseamos que el tutor pueda descargar el documento con los datos que acaba de actualizar, mediante la opción Permitir descargar documentos.

En el apartado Formularios de Actualización, podemos seleccionar qué opciones queremos que se muestren durante el proceso de actualización de datos. Aquí podremos añadir o quitar las diferentes opciones que estarán disponibles tanto para los tutores como para los encargados legales. Las opciones que se activen (marcadas en color verde) aquí se reflejarán directamente en el formulario que los tutores y encargados legales deberán completar cuando se les solicite actualizar sus datos. Debemos de habilitar solo las secciones necesarias según la información que el colegio desea mantener actualizada.

Para que todos los cambios realizados en este apartado se vean reflejados deberemos dar click en el botón Guardar Cambios que se encuentra debajo de las configuraciones.

Una vez que hayamos guardado los cambios, Edoo nos confirmará que la configuración se ha realizado exitosamente a través del siguiente mensaje. A partir de ese momento, podremos solicitar la actualización de datos a los tutores y encargados legales cuando lo necesitemos.